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职场:其实你没有那么忙



发布时间:2013-05-16 13:21:35
公司里总有这样一群人,他们每天都貌似被淹没在工作里,说得最多的就是“没时间”,他们人生的全部,至少是时间,都献给了工作。他们可能是你的同事,也可能就是你自己。但实际上,真有那么忙吗?
        时间管理是个大命题,但我们可以找到一些小的入手点。

公司里总有这样一群人,他们每天都貌似被淹没在工作里,说得最多的就是“没时间”,他们人生的全部,至少是时间,都献给了工作。他们可能是你的同事,也可能就是你自己。

但实际上,真有那么忙吗?

真实的情况往往是,工作缺乏计划导致大量时间被浪费;推进到一半的项目发现忽略了重要的环节而被迫搁置;总是冒出很多其实不必要立刻做的事情来打断主线;作风拖拉,抓不到重点而缺乏优先顺序;过分注重细节拖慢了整体的进度……正是这些工作中的坏习惯,让你乱忙一气。

改善的办法,就是做好时间管理。很显然这是个大命题,别说我们的工作,连我们的人生说到底也无非就是这四个字。

但还是能找到一些小的入手点。比如,上学时老师每天挂在嘴边的“提高时间效率”,其实就是“时间管理”的要点之一。你要确保每天能有完全不受任何人干扰的一段时间,把你认为最重要的事情放在这段时间里完成。当然,前提是你明白轻重缓急,知道什么事情是最重要的。

但是,你知道工作中的任务要比上学时繁重和复杂得多,所以高效率不能解决一切问题,更关键的是降低变动性。当你为“大事件”做好计划,你还应该要确保它不被不相关的突发变动打扰,让主线得以推动。不过别忘了必要的灵活性,所以你还得预留出机动时间,毕竟不是所有变动都没有意义。

当然,别忘了To- Do-List,每天早晨的这个好习惯真的很有用。而良好的团队协作也能帮上忙,找到能帮助你的同事,可以提高彼此的工作进度。

而“时间管理”比较特别的一点是,除了对于计划、效率的注重,在情感上奖赏自己也是让你“忙得更有价值”的办法,所以即使成功完成了一个小的工作,也应该庆祝一下,因为不断得到激励会让执行力增强。

王永华

丹尼斯克(中国)投资有限公司

人力资源经理

01

其实我不是算不出每步用多久

星期一,基金公司客户经理陶佳,走入办公室之前,对自己说“今天一定要把去年的营销分析做成PPT”,她认为这项任务分三步—整理需要的文字、数据、案例,配上讲解的文稿以及制作和练习。她给第一步安排了两个小时,当然留出了富裕时间,如期完成后她轻松地跟同事去吃午饭了。回来后继续,第二步也需要两个小时,如果完成不了她将不会在三点半的时候下楼买咖啡。然而接下来她平均每半小时就会点开不相关的网页、和同事聊天甚至单纯发呆。三点半的时候,陶佳被自责沮丧的挫败感笼罩:“上学时不这样,上班之后特别明显”。到五点,陶佳终于完成第二步—第三步当然只能明天了。不过这其实不会影响工作的实质进展,这个PPT本来也不是优先级最高的工作,但是这次挫败好像已经悄悄进入了陶佳的潜意识里,她不知以后会发生什么。

点评

她的问题就是典型的管理时间不当造成的,她不能严格执行自己的计划,不能做到“专时专用”,导致进展拖延,这种状况是职场上的新人和工作多年的人都会经常遇到的情况,总是被逼到不得不做的时候才工作,最后就会导致自己心情沮丧。解决这个问题首先要做的是,在做一项工作之前,预估需要的时间,然后严格约束自己,告诉自己如果不能按时完成,自己的计划就会被打乱,心情不好,还会影响到个人的生活。

02

我的工作叫做“注定有大把时间被浪费”?

又加班了,结果方案还是被老板pass掉。八点回到家,女朋友开始抱怨:“别人怎么就能按时下班呢?”建筑设计师杨永智又开始骄傲而不厌其烦地第n次解释他的工作:“做设计这个东西,既要实现设计者的理念,又要具备实际的功能。就是要不断地改来改去,没有标准答案。我有自己的想法,而每个看过的人也会有自己的审美和考虑,会提出不同的意见,而我们最终要达到的是满足大多数人的需要……所以,很容易就在思考中度过了一天。”

其实杨永智自己心里也不能确定,是不是因为工作需要全面而发散的思维,他就放任了自己的脑电波,如果有一个明确的目标,那么只要完成它与起点中间的部分,一切就变得容易和清晰。有时候,杨永智觉得自己好像迷失在工作的海洋里,他确实应该多陪陪女朋友,而这还是要先管理好自己的时间。

点评

经常会遇到这种情况的工作有很多,设计类是最典型的,还有市场部在做市场计划的时候,需要组织很多材料和数据,往往会被发散混乱的思维绊住不能前进,而且还容易产生“我的工作性质就是这样”的错觉。这实际上是没有明确把握需求造成的,完全可以控制。其实一个人在任何公司工作,都不可能按照自己的意愿天马行空地做事,需要了解公司的核心价值观,才能让自己的工作更有效。

03

拉长缩短由不得我

高璟在刚进入广告公司做文案的时候,就知道自己很适合这份工作,但是现在,她不确定。

以前她做一个完美文案,除去准备和构思,核心部分需要几个小时时间。而现在,她至少需要一整天。

她并不觉得自己江郎才尽,她也确信自己对工作仍然有激情,只是,工作所耗费的时间真的在越变越长。现在,她经常不得不为一个文案空出很长时间,在这段时间里除了对着一个空白文档,其它比如逛街、吃饭、看电影,“统统没时间”。这样恶性循环的结果,自然是她变得似乎越来越忙,但其实并没有多写出几个好文案。直到有一天,她发现“巴金森法则”—你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。

点评

这种情况的原因在于—不在状态。许多文字工作者都有这个坏习惯,也叫拖延症。一会儿打开个不相关的文件,一会儿干干别的,明明应该做A,但是潜意识里你做了BCD。所以最有效的办法是,你得找到每天自己的黄金时间是什么时候,把自己最不想做的事放在那段时间,用最活跃清楚的头脑状态使自己做不喜欢的事情的效率提高。


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